Írta: Zsuzsanna Szalárdy
2019. augusztus 15. 17:17:25 CEST
2018 májusában döntöttük el, hogy elindulunk a holacracy felé vezető úton. Mint minden út, ez is kellően rögös, és még közel sem vagyunk a végén. Az első év tapasztalatai egy blogpostba sűrítve. Szalárdy Zsuzsi írása.
A Holacracy tulajdonképpen egy önmenedzselő-rendszer, mely szakít a munkahelyeken megszokott hierarchikus főnök-beosztott relációval, helyette meghatározott hatáskörrel és felelősséggel felruházott szerepek szerinti működést tesz lehetővé. Ezen a ponton felmerülhet a kérdés, hogy vajon hogyan nem fordul át totális anarchiába a cég működése, ha nincs főnök, aki megmondja, hogy mi legyen. Nos, erről a Holacracy Alkotmánya gondoskodik, melyet úgy kell elképzelni, mint egy igen bonyolult szabálykönyvvel ellátott kooperatív társasjátékot. Tehát az, hogy nincs főnök, nem jelenti azt, hogy mindent szabad. A módszer mégis adhat egyfajta szabadság-érzetet a dolgozóknak, hiszen az általuk betöltött szerepekhez delegált hatáskörben önállóan kell dönteniük.
Az indulást nem úgy kell elképzelni, hogy minden borul, ami eddig volt. Az elején csak annyi a különbség, hogy megvizsgáljuk a munkatársak aktuális munkakörét, majd különböző szerepekre bontjuk szét, a feladatokat pedig elosztjuk a szerepek között. Erre alapozva folyamatos fejlesztéssel alakul ki a végleges rendszer.
Jött ez a srác, levette a cipőjét és közben arról beszélt, hogy mindent rosszul csinálunk
Talán nem túl meglepő, hogy a holakratikus működési-rendszer bevezetése alapos előkészítést igényel. Mielőtt belevágtunk, többször találkoztunk a Holacracy-szakértővel (aki később facilitátorunkká avanzsált), elmeséltük, hogyan működünk most, megvitattuk, hogy mi nem az igazi, majd megállapítottuk, hogy mégis jó ez így. Ezt követően kissé pofonszerűen ért minket a szembesítés, mely szerint
"Akkor Ti úgy akartok változtatni, hogy közben minden maradjon a régi?"
Bármilyen nevetségesen hangzik így leírva, valóban ez volt a helyzet.
Minden kezdet nehéz
Aztán belevágtunk. Több, mint egy éve üljük végig az ideálisan kéthetente beiktatott taktikai és kormányzati megbeszéléseket.
Megfutottuk újra és újra ugyanazokat a köröket, elkövettük újra és újra ugyanazokat a hibákat.
Sokszor éreztük a csalódottságot amiatt, hogy máskor öt percben lezárható témákról hoztunk nem tökéletes döntést, a Holacracy szabály-köreinek kötelező megfutásával másfél óra alatt. Sokszor éreztük, hogy lenne még egy témához hozzáfűznivalónk, de a szigorú időkeret és a meghatározott körök miatt nem tudjuk már megosztani azokat egymással.
De sokat fejlődtünk!
Ma már érezhetően tapasztaljuk azt is, hogy mitől tud adott esetben hatékonyabban működni ez a rendszer a szokványoshoz képest. Minden közbeszólásnak megvan a helye és a rendelkezésre álló időkerete, így nincs lehetőség elkalandozásra, témák közti csapongásra.
Emellett a rendszer platformot biztosít az emberekben kialakult feszültségek megvitatására is. Nem tudod, mi a következő lépés a projektedben? Hozd be a meetingre! Zavar, hogy mindig Te mosogatsz? Hozd be a meetingre! Meg akarsz osztani egy információt a többiekkel? Hozd be a meetingre! Nálad landolt egy feladat, amit szerinted nem a Te dolgod lenne megcsinálni? Hozd be a meetingre!
A kulcs a gyakorlás és a felkészülés
A döntéseket mi magunk hozzuk meg, melyeknek nem kell elsőre tökéletesnek lenniük. Ez egyfajta folyamat. Kialakul a feszültség, megrágjuk, megszületik a döntés, és elindulunk azzal. Ha nem válik be, továbbfejlesztjük. Az emberek nagy része sokszor elköveti azt a “hibát”, hogy túlságosan tökéletesre törekszik, és amíg nem 100%-osan elégedett egy probléma megoldásával, inkább hozzá sem nyúl. Így viszont elég nehéz egyről a kettőre lépni.
Értékes - és talán banálisan hangzó - tapasztalat az is, hogy a megbeszélések akkor működnek csak igazán jól, ha azokra felkészülünk. Ha képben vagyunk a projektjeink státuszával, ha tudjuk, milyen témákat kell átbeszélnünk, ha meg tudjuk fogalmazni a feszültségünket, esetleg már javaslatunk is van annak orvoslására.
S végezetül, ki kell alakítani azt a struktúrát, amelyben a szereplők a számukra releváns témákat feldolgozó meetingeket ülik csak végig, elkerülve ezzel az “annyi dolgom lett volna, és elment a délelőttöm feleslegesen” jelenséget.
“Már elnézést, de ez egy baromság!”
Ez a mondat előbb-utóbb valószínűleg el fog hangzani egy szkeptikus kolléga szájából. Pont úgy, ahogy elhangozhat egy konvencionális szervezeti struktúra esetében is, amikor egy vezető önállóan hoz meg egy döntést.
Az önmenedzselő struktúra lényege az, hogy a dolgozóknak jogosultsága van saját hatáskörben dönteni valamiről (definiált keretek között), elvállalni vagy elutasítani egy feladatot, ugyanakkor viselniük kell az ezzel járó felelősség terhét is a vezető helyett, optimális esetben csökkentve ezzel a rajta nehezedő nyomást.
Mitől lenne ez rosszabb vagy kevésbé hatékony módszer? A döntéseket ezt követően is meghozza valaki, a feladatokat ezt követően is megcsinálja, akinek meg kell.
Azt azonban el kell fogadnunk, hogy ha belevágunk a Holacracy-ba, az csak akkor fog működni, ha nyitottak, elkötelezettek és megoldás-orientáltak vagyunk.
