- Kivasaltad az ingemet?
- Melyiket?
- A kéket. Tudod, amelyikre mondtam, hogy abban megyek a mai konferenciára.
- Ja, az a szennyesben van.
- A szennyesben???
- Igen, a gyerek lekakaózta.
- Remek... nem baj, majd felveszem a szürkét, igaz, kicsit szorít, de úgysem látszik a zakó alatt.
- Reggelizel?
- Nem. Biztos lesz másnapos pogácsa, vagy valami. Istenem, annyi dolgom lenne ma az irodában! Remélem, értelmes lesz a program... meg egy csomó emberrel kellene beszélnem.
Gyakori konferencia-látogatóként talán ismerős jelenet lehet a fenti. Az emberben ilyenkor számos frusztráció van: elkésik, nem talál parkoló helyet, talán kényelmetlenül érzi magát talpig ünneplőben, töri a cipő a lábát, de csak az a barna megy az övéhez, és egyes vélemények szerint fontosabb az öltözködési etikett a kényelemnél. Lehet, hogy feladata leadeket gyűjteni vagy meglévő üzleti kapcsolatokat ápolni, lehet, hogy csak szakmai fejlődésre vágyik és a konferencia tartalmára fókuszál. A lényeg mindenképpen az, hogy ilyen jellegű rendezvényre elvárásokkal érkeznek az emberek.
Jelen posztunkban összeszedtük, mire figyelj annak érdekében, hogy a résztvevők eredményesnek éljék meg a konferenciádon töltött időt.
1. Ne pogácsafesztivált szervezz!
Pogácsafesztivál: Olyan hivatalos vagy szakmai rendezvény, amelynek a valódi tartalma jelentéktelen, oka a kötelező konferencia elem kipipálása, de van kaja, ezért mindenki jön zabálni.
Ezt a definíciót egy korábbi munkatársamtól tanultam, és bár leginkább a pályázati forrásokból megvalósuló rendezvények méltó jelzője, találkoztam már azzal a jelenséggel is, amikor év végén jött rá a marketing vezető, hogy az idei büdzsét még el kellene szórni valami riportálhatóra - például egy valós tartalom nélküli színes-szagos rendezvényre.
Talán Te is voltál már olyan konferencián, amire utólag úgy emlékszel vissza, mint egy elvesztegetett nap az életedből. Amikor megláttad a programot és felkeltette valamiért az érdeklődésedet (érdekelt a téma, ismerősök voltak az előadók, networking lehetőséget láttál benne, vagy esetleg csak Pulitzer-díjra érdemes megfogalmazása volt), azzal a reménnyel érkeztél a rendezvényre, hogy a napod hasznosan fog telni, kiváltképpen ha még fizettél is érte.
Talán túl evidensnek is tűnik, hogy konferenciát csak akkor szervezünk, ha meg tudjuk azt tölteni olyan programokkal, ami miatt érdemes részt venni rajta. Mielőtt belevágsz, fogalmazd meg magadban, hogy mi a célja a rendezvényednek, kik a potenciális látogatók, és mit akarsz nyújtani számukra a programmal!
Ahhoz, hogy minőségi rendezvényt szervezhess, szükséges az előadókat és az előadás témákat is előzetesen megszűrni, valamint lehetőleg elvárni, hogy a levetíteni kívánt diasor modern megjelenéssel bírjon és a hátsó sorokból is olvasható méretű szöveggel rendelkezzen. A helyszín kiválasztásánál pedig mindenképpen vedd figyelembe a rendelkezésre álló vetítési technika minőségét, ha szükséges, helyeztess el 1-1 db LED TV-t is két oldalra, hogy az utolsó sorokban ülők számára is élvezhetőek legyenek az előadások.
2. Ne legyen feszengős a hangulat!
Nemrég
olvastam egy cikket arról, hogy a konferenciákon a szendvicsekre applikált száras koktélparadicsomot nem illik elfogyasztani, mert bénán néz ki, ahogy az ember kiszelektálja a növény ehető részeit. Pláne, ha közben kék zoknit visel a fekete nadrágjához. Tévhit, hogy egy professzionális rendezvény attól professzionális, hogy feszengve üljük végig, kínosan ügyelve arra, hogy minden a helyén legyen. Nyilván megkövetelhető a résztvevőktől az állatias magatartás mellőzése, de sokkal jobban fogják érezni magukat egy kötetlenebb hangvételű rendezvényen (ami így sokkal emlékezetesebb is lesz számukra), ahol szabad kínos feszengés helyett emberien viselkedni. Amennyiben dress code-dal kapcsolatos elvárásaid vannak, tudasd velük előre!
3. Ne becsüld alul a létszámot!
Ugyancsak magától értetődő, hogy valamiféle nyilvántartást vezetsz a résztvevők várható létszámáról, akiknek egy része borítékolhatóan vissza fogja mondania részvételét a rendezvényt megelőző napokban. Természetesen mindig feladja a leckét a végleges létszám megbecsülése, mégis arra kell törekedned, hogy a megjelentek számára biztosított legyen az ülőhely, valamint elegendő mennyiségű étel is. Ezért érdemes mindig előre egyeztetni a catering céggel, hogy egy adag pontosan mit takar, azt pedig akár felül is lehet bírálni például egy főként férfiakat vonzó rendezvény esetében, ugyanis a 3 darab kanapé szendvics néhány levélke salátával leöblítve aligha csillapítja egy éhes férfi étvágyát.
4. Biztosíts networking lehetőséget!
A résztvevők nagy része valószínűleg kapcsolatépítési ambíciókkal jelent meg a rendezvényeden, amelyekre aligha tudnak sort keríteni, ha csak két darab 20 perces szünet áll rendelkezésükre. Érdemes ezért valamennyi networkingre allokálható időt és teret biztosítani számukra. Hasznos lehet egy telefonos applikáció is, amelyben előre tudnak a résztvevők egymással meeting időpontot egyeztetni.
5. Ne feledkezz meg a szponzorokról, kiállítókról...
A szponzorációs megállapodásban szokás lefektetni, hogy az adott szponzor vagy kiállítói csomag milyen ellenszolgáltatást tartalmaz, előfordulhat azonban, hogy a szponzor/kiállító kér még apróbb szívességeket az előre meghatározott szolgáltatásokon kívül. Talán évek munkája, mire eljutsz odáig, hogy valaki szponzorálni akarja a rendezvényedet, ezért érdemes a létrejött üzletre hosszú távú befektetésként tekinteni, és (bizonyos határokon belül) a szponzorok kedvében járni. Ha kérnek még egy asztalt, adj nekik! Ha hostessre van szükségük, legalább egy kontakt megadásával segítsd ki őket! Ha találkozót szeretnének valakivel a rendezvényen, hozd össze őket! Ne kérj tőlük plusz pénzt alapvető infrastruktúra elemekért, mint például áram vagy Internet! Legyél kedves és segítőkész, ha pedig olyasmit kérnek, amit túlzásnak érzel, vagy nem tudsz teljesíteni, akkor udvariasan utasítsd vissza!
...és az előadókról se!
Az előadók esetében ugyanez a helyzet. Vedd figyelembe, hogy a legrutinosabb speakerek is akkor érzik magukat a legkomfortosabban, ha jó minőségű a technikai infrastruktúra (van kontroll monitor, jól látszik a kivetítés, nem kell babrálni a mikrofonnal, stb.), nincs rajtuk időprés, és gondoskodsz az alapvető emberi szükségleteikről (pl. ki van téve víz). Lehetőleg kérd be előre az előadásokat, és próbáljátok ki a technikát a közönség érkezése előtt! Megállapodástól függően előzetesen fektesd le, hogy az előadás mennyire lehet sales-szagú, egyeztesd a megkövetelt formátumot, a rendelkezésre álló technikát (pl. szüksége van-e hangtechnikára vagy Internetre), és fektesd le előre, hogy milyen terjedelmű lehet az előadás.
Ugyanakkor azt se felejtsd el, hogy bár kínos szólni egy előadónak a prezi közben, hogy lejárt az ideje, de még kínosabb, ha egy órát csúszik a konferencia, ami miatt a vendégek elindulnak haza, és az utolsó előadásokon már alig ül bent valaki...
- Na milyen volt?
- Ebéd után eljöttem.